Rédaction web : externaliser ou produire en interne ses contenus ?
04 mars 2019À la une, Rédaction WebAujourd’hui, c’est un fait, le contenu rédactionnel est un élément important pour susciter l’intérêt des clients, et devenir une référence dans son domaine d’expertise. Comment s’organiser en interne pour produire des contenus ? Comment et pourquoi faire appel à un chef de projet éditorial indépendant ? Est-ce adapté si l’on travaille dans un environnement technique et complexe ? Explorons le sujet dans cet article. Faisons le point sur les enjeux de la communication en milieu technique, avantages et inconvénients de déléguer la communication à l’externe, la formation interne. Interview et exemples clients à l’appui
1 – Communication web : la part grandissante des tâches de communication
Une des spécificités actuelles de la fonction communication : le manque de temps. Il est dû, entre autres, à la nécessité de communiquer en temps réel parfois, sur un nombre toujours grandissant de supports. Difficile parfois de garder une vue d’ensemble et de réaligner sa stratégie. L’implication de la direction est en ce sens décisive, pour que la stratégie de l’entreprise gagne en densité grâce à la communication.
Tout ceci nécessite un temps de mise en place et de maturation et la compréhension de la direction quel ROI ne peut être que quantitatif et immédiat.
2 – la production en environnement technique : les enjeux
Communiquer en milieu technique peut se révéler complexe. Le responsable de communication met en place un système qui fonctionne, sans posséder la technicité, qui parfois n’appartient qu’à un petit nombre d’experts.
J’ai échangé avec Annie Sega (Directrice Marketing et Communication) et Marie Zapillon (Chargée de communication digitale) de l’entreprise Guichon Valves. Elles ont mis en place un système de communication efficace depuis quelques années dans le domaine. Elles nous le présentent et nous font part de leurs enjeux au quotidien.
« L’entreprise dispose d’un site Internet, complété par un dispositif réseaux sociaux en place depuis 4 ans avec des cibles, des messages, une ligne éditoriale dédiée. Sur LinkedIn, le retour est positif. Notre notoriété a grimpé et nous avons pu dans des cercles fermés d‘acteurs. Nous constatons que sur LinkedIn, c’est bien du contenu technique qui est attendu. Nous sommes présents également sur Facebook et nous publions une newsletter externe, animée par un comité éditorial.
Notre problématique au quotidien :
- collecter du contenu régulièrement
- la connaissance métier, la connaissance technique pour traiter certains sujets
- le manque de temps pour écrire rapidement des contenus qui fonctionnent
- le traitement en bilingue des informations. Le commercial relit les contenus, ce qui ajoute du temps au processus de publication.
Nos besoins
- un rédacteur technique bilingue en interne avec une sensibilité client forte
- bénéficier de contenu à l’avance
- prendre du recul sur nos dispositifs
Vos freins pour externaliser :
- le temps de délégation
- le budget
Qu’est-ce qui déclencherait le fait d’externaliser ?
Il faudrait trouver une personne en qui nous avons totalement confiance, avec laquelle mettre en place un véritable partenariat, pour amener une valeur ajoutée. Une personne aux compétences techniques/métier et rédactionnelles avérées et bilingue …. la perle rare !
Et la formation ?
Aujourd’hui, nous nous auto-formons de manière artisanale, en nous inspirant de divers contenus et de veille. Nous nous documentons sur LinkedIn, via les blogs, les conférences.
Nous manquons de temps pour tout mettre en place.
Nos enjeux
Nous sommes dans un milieu de niche et très concurrencé. Nous avons une longueur d’avance avec notre communication, que nous nous devons de garder. »
Merci Annie et Marie, de nous faire part de la réalité de votre quotidien éditorial.
Vous qui lisez cet article, si vous êtes rédacteur technique bilingue, faites leur signe ! J
3 – internaliser ou externaliser en faisant appel à un chef de projet éditorial indépendant : comment mettre en place une organisation efficace et efficiente ?
Internaliser la production
Les savoirs sont au sein de l’entreprise. Voici plusieurs solutions à mettre en place pour garantir une organisation efficace
Mettre en place des gabarits pour collecter les contenus auprès des experts. Le département communication met en forme ces contenus.
L’intérêt : récupérer les informations techniques dont vous avez besoin, tout en maîtrisant la mise en forme et le niveau de langage utilisé. En bref, ne pas se retrouver avec des textes de trop haut niveau qui n’interpelleraient qu’une cible restreinte.
Les points d’attention :
- prévoir dans le temps de travail des experts la rédaction des textes, voire modifier leurs fiches de poste.
- créer des gabarits à faire évoluer
- faire monter en compétences les communicants pour que les processus soient rapides
Gardez une longueur d’avance : la formation
La montée en compétences de vos collaborateurs avec une formation intra entreprise vous permet de
- valider et améliorer l’ensemble des processus de l’entreprise
- mettre en place une organisation efficace pour une production plus simple et plus rapide.
- professionnaliser les contenus diffusés pour donner une image forte de l’entreprise
Les points d’attention de la formation
Aujourd’hui, les formations doivent répondre à une structure précise en nombre d’heures. Ce qu’il est important d’estimer, c’est le temps de formation. Une seule journée permet de sensibiliser. Il est nécessaire de prévoir des temps d’ateliers, des points d’étape et un suivi à moyen terme pour accompagner les collaborateurs dans leur montée en compétences.
Par exemple, avec l’entreprise Vibratec, experte en dynamique des structures, en bruit et en vibration, la formation que j’ai mise en place a permis de faciliter le travail des assistantes par la construction de gabarits tout en les rassurant sur leur capacité à rédiger.
Découvrez le cas client pour VIBRATEC
Bénéficiez d’un œil extérieur de contenus
Plusieurs avantages à l’externalisation de contenus :
- avoir une plume « fraîche » qui possède toutes les ficelles pour écrire rapidement (donc c’est parfois plus rentable de faire écrire à l’externe qu’en interne)
- pouvoir faire face à un gros volume et bénéficier d’articles écrits à l’avance
- il est parfois plus simple de faire porter des messages par des extérieurs
L’avantage principal est également le fait de bénéficier d’un regard neuf sur votre activité.
Un inconvénient peut être le temps de réaction. Tout dépend bien sûr des accords avec votre prestataire.
Dans le cas d’activités techniques, le frein à l’externalisation peut être la difficulté de compréhension de l’activité. Pour ce cas-là, la co construction de textes est une manière de s’assurer de respecter la ligne éditoriale. Certes, le temps d’échanges est plus long. Mais c’est un véritable enrichissement. C’est ainsi qu’avec l’entreprise Clufix où je suis intervenue comme consultante éditoriale, nous avons collaboré pour mettre en place leur site internet, leur présentation ppt et préparer un planning de sortie du site durant 6 mois.
Pour une entreprise, un mixe des 3 solutions peut s’avérer efficace :
- Former les collaborateurs pour les impliquer et les intéresser. C’est intéressant de les faire participer à la production de contenus sur les réseaux sociaux.
- Mettre en place des gabarits pour faciliter la production
- Faire rédiger des contenus de fond à l’externe. Vous pouvez ainsi bénéficier de quelques articles d‘avance.
Et vous, quelle organisation mettez-vous en place ?
[…] en fonction des ressources internes (ou externes, j’en parle d’ailleurs dans cet article Rédaction web : externaliser ou produire en interne ses contenus) et de ce que vous avez à dire sur le […]